Prima ta factură
Acum urmează partea practică. Nu trebuie să introduci nimic dinainte: clientul și produsul le creezi din mers, direct de pe factură, cu butonul + de lângă câmpuri. Încearcă liniștit – cât timp nu marchezi factura „gata pentru încărcare”, nimic nu pleacă la ANAF.
- 1 · Factură nouă Facturare → Facturi emise
- 2 · Antet Tip, serie, date
- 3 · Client cu + direct de pe factură
- 4 · Articol Produs cu +, cantitate, preț
- 5 · Salvare Mai întâi ca ciornă
Deschide o factură nouă
Apăsați / pentru a căuta
ANAF: conectat
3
office@firmamea.ro ⌄
| Tip | Nr. Document | Starea încărcării | Partener | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Factura fiscala | PS 00059 | DRAFT | Exemplu SRL | ||
| Factura fiscala | PS 00058 | WAITING | Alfa Consult SRL | ||
| Factura fiscala | PS 00057 | FINISHED | Beta Trade SRL |
Completarea antetului
Formularul pare lung, dar majoritatea câmpurilor le completează programul din datele setate la configurare. Steluța roșie arată câmpurile obligatorii.
Apăsați / pentru a căuta
ANAF: conectat
3
office@firmamea.ro ⌄
Dacă nu ai încă o serie – creeaz-o cu butonul +
Numărul facturii are două părți: seria, un prefix scurt (de exemplu PS), și numărul, pe care îl adaugă programul (PS 00001, PS 00002 …). Dacă ai sărit peste ea la configurare (Configurarea, pasul 2), o poți crea și din factură:
- Dă clic pe butonul verde + de lângă câmpul Serie factura.
- La Tip factură lasă Factura fiscala.
- În câmpul Serie de document scrie un prefix scurt: cel mult 6 caractere, litere, cifre, cratimă sau liniuță jos – de exemplu inițialele firmei.
- Bifează Setează ca implicit, ca și următoarele facturi să pornească cu ea, și dă clic pe Creați o serie document nouă. Seria nouă intră imediat pe factură, iar numărul va fi 1.
Clientul – creează-l cu butonul +
Când dai clic în câmpul Partener, programul îți arată partenerii salvați. La prima factură lista e goală, așa că dă clic pe butonul + din dreapta câmpului.
Ce mai merită completat
| Câmp | La ce să fii atent |
|---|---|
| Scadență | Termenul de plată obișnuit al partenerului, în zile. La emiterea facturii se preia de aici – nu trebuie să-l modifici de fiecare dată. |
| Plătitor de TVA | Bifează-l dacă partenerul e plătitor de TVA. De obicei Încărcare îl setează singur. |
| TVA la incasare | Bifează-l doar dacă partenerul aplică acest sistem. |
| Adresa | Țara, județul și localitatea se aleg din listă, strada și numărul se scriu liber. Este obligatorie și apare pe factură. |
Articolul – și produsul se creează cu butonul +
Derulează în jos la tabelul articolelor și dă clic pe Creează articol de factură. În tabel se deschide un rând nou, cu câmpurile articolului.
Crearea produsului
Butonul + deschide fereastra produsului. Datele se cer pe o singură pagină, în trei părți; obligatorii sunt câmpurile cu steluță roșie.
| Câmp | Ce scrii |
|---|---|
| Denumirea produsului | Așa apare pe factură, așa îl vede clientul. Să fie clar, de exemplu „Servicii de contabilitate – lunar” sau „Mentenanță site”. |
| Tip articol | La servicii Servicii vandute. Dacă vinzi marfă, Merchandise (mărfuri) sau Produse finite. Lista completă e mai jos. |
| Preț | Prețul unitar. Este doar valoarea implicită – pe factură îl poți modifica oricând. |
| Cota TVA | Cota de TVA aplicabilă: din 1 august 2025, 21% sau 11%. În listă apar și cotele vechi (19%, 9%, 5%), pentru stornarea operațiunilor de dinainte. Dacă firma nu e plătitoare de TVA, se poate alege doar 0%. Dacă nu ești sigur, întreabă-l pe contabil. |
| UM | Unitatea de măsură: BUC, ORA, LUNA, KG și așa mai departe. |
Lista „Tip articol” – ce înseamnă valorile?
Câmpul este obligatoriu. Majorității prestatorilor de servicii le trebuie Servicii vandute.
| În listă | Ce înseamnă, pentru cine e |
|---|---|
| Consumables | Consumabile: ce folosești în activitate – hârtie, detergent, piese mărunte. |
| Inventory item | Obiect de inventar: bun de folosință îndelungată pe care îl ții în evidență (unelte, mobilier). |
| Merchandise | Mărfuri: le cumperi gata făcute și le revinzi neschimbate. Alegerea tipică a magazinelor. |
| Packaging material | Ambalaje: cutii, paleți, folie. |
| Produse finite | Produse finite: ce produci tu (panificație, mobilă, produse artizanale). |
| Raw material | Materii prime din care produci: făină, lemn, metal. |
| Servicii cumparate | Servicii cumpărate pe care le refacturezi (de exemplu subcontractare). |
| Servicii vandute | Servicii vândute: contabilitate, consultanță, transport, programare, coafură. |
Celelalte date ale produsului – când sunt necesare?
Partea Datele a ferestrei mai are câteva câmpuri. Cei mai mulți utilizatori nu le completează niciodată:
| Câmpuri | Când le completezi |
|---|---|
| Greutate netă, Greutate brută, Cod NC8 | Pentru declarația e-Transport. Dacă le scrii o dată, programul le completează singur la fiecare declarație – vezi Ghidul 16. |
| Cod de bare, Cod CPV | Codul de bare este codul EAN al produsului; codul CPV îl poate cere un client instituție publică. |
| Câmpurile Saga | Conturile din programul de contabilitate Saga – doar dacă le folosește contabilul și ți le-a dat. |
Mai multe articole pe o factură
Dacă introduci mai multe articole la rând, bifează în rândul articolului Creează și adaugă un altul: după salvare se deschide imediat un rând nou, gol.
Dacă acorzi discount
În rândul articolului dă clic pe Adaugă discount: apar câmpurile discountului. Discountul se aplică la nivel de articol și se vede și pe factură. Dacă reducerea privește toată factura, adaugă un articol separat „Discount” cu cantitate negativă – minusul ține de cantitate, nu de preț (Ghidul 7).
Dacă nu facturezi în lei
În antet alege valuta la Moneda, iar la Curs valutar scrie cursul oficial al zilei. Articolele le introduci în valută, valoarea în lei o calculează programul pe baza cursului.
Câmpurile suplimentare – de cele mai multe ori poți sări peste ele
Sub articole urmează alte câmpuri: întocmit de, delegat, autovehicul, numărul comenzii și altele. Nu sunt obligatorii; pe o factură obișnuită le poți lăsa goale.
Excepție: la instituții publice sunt adesea obligatorii Referința comenzii (BT-13) și Referinţa contractului (BT-12). Dacă instituția ți le-a cerut, completează-le aici – altfel ANAF respinge factura.
În câmpurile Informatii suplimentare -antet și Informatii suplimentare -subsol se precompletează textul șablonului ales; îl poți modifica pe fiecare factură (capitolul 4, pasul 4).
Salvarea
M-am răzgândit – mai pot da înapoi?
Da, dar numai până când factura ajunge efectiv la ANAF. Din coloana Starea încărcării vezi în ce situație ești:
| Starea | Ce poți face |
|---|---|
| DRAFT | Ciornă: o editezi și o ștergi liber. |
| WAITING | Așteaptă încărcarea: o mai poți transforma în ciornă (vezi mai jos). Dacă încărcarea automată e activă, grăbește-te: programul trimite o dată pe oră. |
| FINISHED | ANAF a acceptat-o: nu mai poate fi retrasă, se corectează doar prin stornare (Ghidul 7). |
Cum o transformi înapoi în ciornă
- Deschide lista Facturare, Facturi emise și caută factura.
- Verifică coloana Starea încărcării: dacă e WAITING, mergi mai departe; dacă e deja FINISHED, te oprești – soluția este stornarea.
- Dă clic pe creionul (editare) de la capătul rândului.
- Derulează la finalul facturii, debifează Gata pentru încărcare și salvează. Starea revine la DRAFT.
Vezi cum arată
La capătul rândului, în meniul ⋯, alege Descarcă în PDF. Tot acolo, cu opțiunea Trimite prin e-mail, o poți trimite imediat clientului (Ghidul 5). Aceasta este imaginea pe care o vede clientul:
| Nr. crt: | Produs/serviciu: | UM: | Cant.: | Pret unitar (RON) | Valoare (RON) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | eBillio- Standard abonament 1 an | BUC | 1,0000 | 300,00 | 300,00 |
Ce găsești și unde, pe PDF?
| Pe PDF scrie | Ce înseamnă și de unde vine |
|---|---|
| Factura fiscala | Tipul documentului – din câmpul Tip al facturii. La proformă aici scrie Factura proforma (R6). |
| PS 00001 | Seria și numărul facturii, împreună. |
| Data emiterii | Data emiterii. |
| Categoria TVA | Categoria de TVA (R7). |
| Furnizor / Client | Datele tale și ale cumpărătorului, inclusiv contul tău bancar. Dacă vezi aici o dată greșită, nu o corecta pe factură: modific-o în Companie, respectiv în Parteneri, apoi emite o factură nouă. |
| Scadenta | Termenul de plată. |
| Blocul încadrat de jos | Câmpurile suplimentare (delegat, autovehicul, numărul comenzii…). Dacă nu le-ai completat, apare o liniuță. |
| Factura este valabila fara semnatura si stampila | Nu trebuie să semnezi și să ștampilezi factura. |
Trimite-o la ANAF
Factura poate ajunge la ANAF în două feluri: automat (dacă ai activat asta în setări, programul trimite o dată pe oră facturile gata pentru încărcare) sau manual. Cât timp înveți programul, trimite manual – așa verifici fiecare factură înainte să plece.
Trimiterea manuală, pas cu pas
- Deschide lista Facturare, Facturi emise .
- Dă clic pe ⋯ la capătul rândului facturii și alege Trimite e-factura la Anaf.
- În fereastra de confirmare dă clic pe Rulează acțiunea.
- Așteaptă câteva minute, apoi din același meniu rulează Verifică starea facturii la Anaf.
Unde îți găsești mai târziu clienții și produsele?
Ce ai creat de pe factură a intrat în nomenclatoare: Nomenclatoare, Parteneri , respectiv Produse. Aici le poți revedea și corecta oricând, iar la factura următoare doar le alegi din listă.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
| CUI | Nume | Persoană juridică | Data scadenței | |
|---|---|---|---|---|
| RO12345678 | EXEMPLU SRL | ✓ | 30 |
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
| Denumirea produsului | Tip articol | Preț | Cota TVA | UM | |
|---|---|---|---|---|---|
| Consultanță IT | Servicii vandute | 500.00 | 21% | ORA |