Probleme frecvente și soluțiile lor
Aceste probleme pornesc de la întrebări reale primite de serviciul clienți eBillio (office@ebillio.ro). Dacă pornești de la simptom, diagnosticul rapid le arată grupate.
„ANAF: deconectat” – indicatorul a trecut pe roșu
„Până acum a funcționat, iar acum nu mai pot încărca facturi. Abonamentul este valabil, am token și am și cont SPV.”
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
Căutare
ANAF: deconectat
3
IM
Soluția
- Introdu tokenul în calculator – înainte să apeși pe orice. Dacă îl introduci ulterior, procesul nu îl mai găsește.
- Apasă în antet pe textul roșu ANAF: deconectat.
- Alege opțiunea DA, am certificat digital și apasă butonul Autorizați SPV.
- Pe pagina ANAF alege certificatul, introdu codul PIN și aprobă accesul. Revii apoi în aplicație.
Dacă nu ai token propriu, conexiunea o poate crea și contabilul tău, printr-un link (ghidul 17).
„A apărut o eroare, încercați mai târziu” la conectare
„Apăs pe conectare și primesc imediat mesaj de eroare – deși nu am completat încă nimic.”
Acest mesaj nu are aproape niciodată legătură cu ce ai completat – nici n-ai apucat să completezi ceva. Cauza este browserul, tokenul sau ce a rămas de la o încercare anterioară eșuată.
- Închide toate ferestrele browserului, cu toate filele lor.
- Introdu tokenul și așteaptă până când calculatorul îl recunoaște; dacă programul de administrare a certificatului nu pornește singur, pornește-l.
- Deschide din nou browserul, intră în eBillio și abia acum apasă pe conectare.
Dacă nici repornirea browserului nu a ajutat
- Era introdus tokenul înainte să apeși? Scoate-l, pune-l la loc, așteaptă până când calculatorul îl recunoaște și abia apoi apasă.
- Poți intra pe anaf.ro? Alege Autentificare Ro e-Factura, cu tokenul introdus. Dacă nici aici nu merge, problema este la certificat, nu la aplicație – adresează-te emitentului.
- Pe anaf.ro intri, dar în aplicație primești eroare? Pe pagina conexiunii ANAF apasă Deconectați SPV, așteaptă până se schimbă indicatorul și creează din nou conexiunea.
Nu pot încărca factura de stornare
„Sunt firmă neplătitoare de TVA și, la încărcarea facturii de stornare, primesc mereu eroare.”
Soluția recomandată de serviciul clienți
- Deschide pagina Setări, Companie și apasă butonul Editare.
- Activează temporar comutatorul Plătitor de TVA și salvează.
- Încarcă factura de stornare și așteaptă starea FINISHED .
- Readu datele firmei la starea reală (dezactivează Plătitor de TVA) și salvează.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
Factura nu se încarcă la un client din București
„Client persoană fizică din București. La județ am pus Sector 1, la localitate București, și primesc mesaj de eroare.”
Corectează adresa pe fișa partenerului (Nomenclatoare, Parteneri ), apoi pe factură alege din nou partenerul, ca să preia adresa corectată, și trimite-o încă o dată (ghidul 6).
Am trimis din greșeală de două ori aceeași factură
„Am apăsat de două ori pe încărcare. Prima trimitere a reușit, a doua a dat eroare, iar acum factura apare în listă ca FAILED.”
Cum te asiguri de asta?
- Deschide factura din listă și derulează până jos: acolo sunt cardurile cu mesajele ANAF, cel mai recent sus.
- Cardul de sus, roșu, este a doua încercare, cea nereușită – starea ei se vede în listă.
- Cardul de dedesubt este prima trimitere, cu starea finished și numerele oficiale (ANAF ID solicitare, ANAF ID mesaj). Cu butonul Descărcare descarci răspunsul ANAF – aceasta este dovada că factura s-a încărcat.
Țara sau localitatea nu apare în listă
„Nu mă lasă să aleg o localitate din Ungaria (sau din Germania). / Nu găsesc țara în listă.”
Ce se greșește cel mai des
În listă trebuie să apeși pe rezultatul sugerat. Nu e de ajuns să scrii numele și să treci mai departe – așa, aplicația consideră că nu ai ales nimic. Scrie numele localității, așteaptă rezultatul și apasă pe el.
Dacă într-adevăr nu este în listă
- Încearcă să scrii numele fără diacritice.
- La o adresă din străinătate, în fereastra partenerului există un buton + lângă județ și lângă localitate: cu el le poți adăuga singur, dacă lipsesc (ghidul 2).
- Dacă nici așa nu merge, scrie la office@ebillio.ro cu numele localității, codul poștal și județul – serviciul clienți o adaugă.
Client din străinătate – trebuie încărcată factura la ANAF?
„Am facturat unui client din străinătate. Trebuie să o trimit și la autoritatea fiscală?”
Pentru clienții care nu sunt stabiliți în România, transmiterea facturii în e-Factura în general nu este obligatorie, dar este permisă. În acest caz o emiți, o trimiți clientului în PDF, iar documentul poate rămâne în starea DRAFT .
Legat de asta: codul special de TVA pentru facturarea în străinătate
Dacă firma ta nu este plătitoare de TVA, dar are cod special de TVA și vrei să apară pe facturile externe:
- Pe pagina Setări, Companie, Editare scrie codul în câmpul Număr de TVA străin – doar cifrele – și salvează.
- Pe factură alege categoria Vanzare in UE și bifează Cod special de TVA – astfel pe factură apare acest cod în locul codului fiscal românesc.
Pe larg: R9.
Am plătit abonamentul, dar nu pot factura
„Am plătit prin transfer bancar, dar aplicația spune că abonamentul a expirat.”
Ce ai de făcut
- Scrie la office@ebillio.ro și atașează dovada plății – așa activarea merge mai repede.
- Dacă vrei o factură proformă înainte de transfer, o poți cere tot la această adresă.
De unde schimb cardul bancar pentru abonament?
„Cardul meu a expirat sau s-a schimbat și nu găsesc unde îl pot actualiza.”
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
| Date | Sumă | Stare |
|---|---|---|
| Aug 31, 06:53 AM | 149.00 RON | Reușit |
| Jun 01, 16:28 PM | 120.00 RON | Reușit |
Alături, cu butonul Schimbați planul poți schimba pachetul, iar cu Contactați suportul te adresezi serviciului clienți.
Logoul firmei nu apare pe PDF
„Logoul este încărcat la șablon, până acum a mers, dar acum nu se vede pe factura descărcată.”
- Deschide pagina Facturare, Șabloane facturi și verifică dacă șablonul folosit are logo.
- Dacă are, dar tot nu apare pe PDF, încarcă din nou imaginea și salvează șablonul.
- Dacă nici așa nu merge, scrie la office@ebillio.ro – poate fi o eroare de sistem, pe care o corectează dezvoltatorii.
Nu reușesc să mă înregistrez
„Completez formularul, apăs pe butonul de creare și nu se întâmplă nimic.”
Dacă nici scrisă de mână nu merge, verifică dacă ai completat toate câmpurile obligatorii și dacă parola îndeplinește cerințele: cel puțin 8 caractere, cu literă, cifră și caracter special (de exemplu ! sau #). Cel mai sigur este să folosești și litere mici, și mari (capitolul 3).
Factura să apară cu codul 751 (Factura scop contabil)
„Contabilul îmi cere ca factura să apară cu codul 751. Unde setez asta?”
Nu este o setare separată în meniu și nu se modifică ulterior: la emitere, câmpul Tip al facturii trebuie pus pe Factura scop contabil – acest tip primește codul 751 (R6).
Ce este codul 751?
În e-Factura, fiecare document are un cod de tip. Ghidul ANAF (Ghid cod facturi) enumeră cinci:
| Cod | Denumire | Ce înseamnă |
|---|---|---|
| 380 | Factură | Factura obișnuită – în eBillio, Factura fiscala. |
| 381 | Notă de creditare | Reducere de preț ulterioară, retur. |
| 384 | Factură corectată | Factură de corectare (art. 330 Cod fiscal). |
| 389 | Autofactură | Autofacturare – beneficiarul emite factura în numele furnizorului. |
| 751 | Factură – informații în scopuri contabile | Factură cu rol informativ, contabil – în eBillio, Factura scop contabil. |
La facturile emise, dintre acestea poți alege 380 și 751; tipurile 381, 384 și 389 apar doar la facturile primite.
Când se folosește codul 751?
| Situație | Explicație |
|---|---|
| Factură cerută după bon fiscal | Operațiunea este documentată prin bon sau un document similar; ghidul include aici și biletele de călătorie, abonamentele, biletele la muzee și la evenimente sportive. |
| Factură de decontare | Când ai plătit ceva în numele și în contul clientului și decontezi suma cu el (art. 286 alin. (4) lit. e) Cod fiscal). |
Ce se întâmplă dacă alegi tipul greșit?
| Greșeală | Consecință |
|---|---|
| Factură 380 pentru o vânzare cu bon | Venitul și TVA-ul apar de două ori; decontul precompletat RO e-TVA poate diferi de al tău, iar ANAF poate trimite o notificare (Notă de conformare RO e-TVA). |
| Suma bonului nu este scoasă din raportul Z | Aceeași dublare, din interior; contabilul o rezolvă la închiderea zilei. |
| Folosești 751 pentru orice | Vânzările obișnuite pot părea subdeclarate. |
Trebuie anulată doar o parte din factură
„Nu toată factura este greșită, doar un produs sau o sumă. Chiar trebuie să stornez toată factura?”
Nu. În loc de stornare totală faci o factură de corectare: scoți produsul greșit cu cantitate negativă și îl adaugi pe cel corect cu cantitate pozitivă. Totalul facturii este diferența dintre ele.
Pașii exacți sunt descriși în Ghidul 7, la „Factura de corectare pas cu pas”.
Zecimale și rotunjire
„Pe interfața ANAF pot introduce valori cu trei zecimale, dar aplicația rotunjește la două.”
| Valoare | Câte zecimale |
|---|---|
| Cantitate | cel mult trei (de exemplu 3,333) |
| valoarea rândului, TVA, total | două – aplicația le rotunjește |
Dacă în domeniul tău ai nevoie de cantități sau prețuri unitare mai precise (de exemplu la decontarea pe litru sau pe kilogram), scrie la office@ebillio.ro.
Vreau să renunț la abonament
„Nu folosesc aplicația și nu vreau să mai plătesc pentru ea.”
- Deschide pagina Setări, Abonament .
- Apasă butonul roșu Anulați abonamentul.
- Dacă vrei să ștergi și cardul salvat, o faci cu butonul Administrați abonamentul (cazul 9).
După renunțare, ai acces la cont și la facturi până la sfârșitul perioadei de facturare curente. Merită să le descarci între timp în ZIP (Ghidul 20).
Am bifat „Gata pentru încărcare”, dar nu vreau să o trimit
„Factura este în starea WAITING și mi-am dat seama că e greșită – sau pur și simplu nu trebuie să plece.”
Cât timp factura nu a ajuns efectiv la ANAF, o poți retrage – nu prin stornare, ci scoțând bifa.
Apăsați / pentru a căuta
ANAF: conectat
3
office@firmamea.ro ⌄
| Tip | Nr. Document | Starea încărcării | Partener | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Factura fiscala | PS 00059 | DRAFT | Exemplu SRL | ||
| Factura fiscala | PS 00058 | WAITING | Alfa Consult SRL | ||
| Factura fiscala | PS 00057 | FINISHED | Beta Trade SRL |
- Deschide lista Facturare, Facturi emise și uită-te la coloana Starea încărcării a facturii. Dacă este WAITING, poți continua.
- Apasă pe creionul (editare) de la capătul rândului.
- Derulează până jos, debifează Gata pentru încărcare și salvează. Starea revine la DRAFT .
- De acum o poți modifica liber sau o poți șterge cu pictograma coșului.
Cum să scrii serviciului clienți ca să te poată ajuta repede?
| Ce să scrii | De ce e nevoie |
|---|---|
| Numele firmei și codul fiscal | Fără ele contul tău nu poate fi identificat. |
| Numărul documentului | Dacă e vorba de o anumită factură (de exemplu PS 00058). |
| Captură de ecran cu mesajul de eroare | Din textul exact se vede imediat care e problema – este cel mai util. |
| Ce ai făcut chiar înainte de eroare | Pe ce pagină erai și pe ce buton ai apăsat. |
| La erorile ANAF, cele două numere | ANAF ID solicitare și ANAF ID mesaj, din josul facturii (Ghidul 6). |
Chatul pas cu pas, cu figură, și cum faci o captură de ecran: Raportez o problemă.
Adresa serviciului clienți: office@ebillio.ro. În cazurile mai complicate te pot ajuta și prin asistență la distanță (AnyDesk) – atunci stabilesc cu tine o oră.