Ghidul utilizatorului

Modul de emitere a facturii este prezentat pas cu pas în capitolul 5. Aici rezumăm doar cele mai frecvente situații care diferă.

Cui facturezi? De asta depinde ce trebuie făcut altfel

Facturezi unei persoane fizice

Situația e destul de frecventă ca să merite un capitol separat: procedura completă, pas cu pas și cu imagini, este prezentată în Ghidul 1/b.

Nu facturezi în lei?

În câmpul Moneda alege valuta (de exemplu EUR), iar în câmpul Curs valutar scrie cursul oficial din ziua respectivă. Pe baza lui aplicația calculează valorile în lei.

În meniul din stânga Facturare → Facturi emise, acolo butonul Factură nouă, iar pe formularul care se deschide al treilea câmp este Partener. Butonul verde + se află în dreapta câmpului.

Pasul 1 – Dă click pe butonul +

În dreapta câmpului Partener de pe factură, lângă săgeata listei derulante, se află butonul verde +. Dacă dai click pe el, se deschide o fereastră mică: Creare Partener. Nu trebuie să ieși din factură și nu trebuie să intri separat în meniul Parteneri.

Pasul 2 – Scoate bifa de la „Persoană juridică”

Fereastra este setată implicit pentru adăugarea unei firme – pe primul rând, caseta Persoană juridică este bifată. La o persoană fizică, primul lucru pe care îl faci este să scoți această bifă. De aici încolo fereastra arată așa:

Pasul 3 – Completează câmpurile

La o persoană fizică un singur câmp contează cu adevărat: Nume. Restul fie pot fi omise, fie rămân pe valoarea implicită.

Pasul 4 – Salvezi și te întorci la factură

În partea de jos a ferestrei dă click pe butonul Creare Partener. Fereastra se închide, iar clientul apare imediat în câmpul Partener al facturii – nu trebuie să-l cauți din nou.

Și restul facturii?

Nu se schimbă nimic. Articolele le adaugi la fel, Categoria TVA rămâne aceeași (Standard, dacă ești plătitor de TVA; Neplatitor TVA, dacă nu), iar factura o salvezi și o descarci în PDF exact la fel.

Lista partenerilor este una dintre cele mai importante părți ale aplicației: ce înregistrezi bine o dată, după aceea doar selectezi la fiecare factură. Și pentru că datele firmei sunt preluate pe baza codului fiscal din evidența autorității fiscale, cele mai multe greșeli de tastare nici nu au cum să apară.

Cele două căi – când o alegi pe fiecare

1. Calea rapidă – butonul + de pe formularul facturii

Pe formularul facturii, în dreapta câmpului Partener, este un mic buton verde +. El deschide fereastra de adăugare.

2. Codul fiscal și butonul Încarcă – aici se întâmplă totul

În partea de sus a ferestrei există un singur câmp care contează: CUI. Scrie-l, dă click pe butonul Încarcă, iar aplicația preia datele oficiale ale firmei.

3. Ce se întâmplă după Încarcă

Dacă aplicația a găsit firma, în colțul din dreapta jos apare mesajul „Partenerul a fost găsit”, iar câmpurile se completează dintr-o dată.

4. Calea completă – meniul Parteneri

Același formular este disponibil și pe pagină întreagă. Aici este și lista, deci de aici poți căuta și corecta partenerii deja adăugați.

„Produsul” în aplicație nu înseamnă doar marfă – și serviciile tale ajung tot aici. Ce adaugi o dată, după aceea alegi pe factură dintr-o listă derulantă, iar prețul, unitatea de măsură și cota de TVA se completează singure.

Cele două căi – când o alegi pe fiecare

1. Calea rapidă – butonul + de pe linia de articol

Pe factură, cu butonul Adăugare articol factură se deschide o linie de articol. În ea, lângă câmpul Produs, se află butonul verde +.

2. Fereastra Creare Produs

3. Tip articol – pe care să-l alegi

4. Calea completă – meniul Produse

5. Cele patru file de pe formularul complet

Pe formularul complet, aceleași câmpuri sunt împărțite în patru file. La început îți va trebui doar prima.

În lista Facturi emise, la capătul fiecărui rând sunt trei pictograme: 🗑 ștergere, ✎ editare și ⋯ – aceasta din urmă deschide meniul de operațiuni.

O singură factură

1. Deschide lista Facturare → Facturi emise.
2. Caută factura și dă clic pe pictograma ⋯ de la capătul rândului.
3. Alege opțiunea Descarcă în pdf.
4. Atașează PDF-ul descărcat la un e-mail și trimite-l clientului.

Ce fac celelalte opțiuni din meniu?

Mai multe facturi deodată

1. În marginea stângă a listei, bifează căsuțele facturilor dorite.
2. Dă clic pe butonul Descarcă facturile în pdf din partea de sus – se descarcă toate dintr-o dată.

În partea de sus a paginii Facturi emise, în colțul din dreapta al tabelului, se află pictograma de filtrare. Acolo setezi câmpul Stare încărcare pe valoarea Failed.

1. Găsește toate facturile blocate

1. Deschide lista Facturare → Facturi emise.
2. Dă clic pe pictograma de filtrare (în formă de pâlnie) din colțul din dreapta sus al tabelului.
3. În lista derulantă Stare încărcare alege valoarea Failed.

2. Deschide mesajul de eroare

1. Dă clic pe rândul facturii cu eroare – se deschide factura.
2. Derulează pagina până jos de tot. Sub formular găsești un card cu chenar roșu – acesta este răspunsul ANAF.
3. Dă clic pe butonul roșu Deschide mesajele de eroare din colțul din dreapta jos al cardului.

3. Descifrează ce spune ANAF

4. Corectează și trimite din nou

1. Corectează datele – fie pe factură, fie în nomenclator (partener, produs).
2. Dacă ai corectat datele partenerului, alege-l din nou și pe factură. Altfel, pe factură rămân datele vechi, greșite.
3. Dă clic pe butonul Actualizare factură.
4. Deschide meniul Operațiuni și alege opțiunea Trimite factura la Anaf.
5. După câteva minute rulează comanda Verifică starea facturii la ANAF!.

În lista Facturi emise, pictograma ⋯ de la capătul rândului facturii, iar în meniul care se deschide, opțiunea Stornare factură.

Mai întâi stabilește ce ai de făcut

Regula de aur

Stornarea totală, pas cu pas

1. Caută factura originală în lista Facturi emise.
2. Dă clic pe pictograma ⋯ de la capătul rândului, apoi pe opțiunea Stornare factură.
3. În fereastra de confirmare dă clic pe butonul Executare operațiune.
4. Deschide documentul de stornare creat și verifică-l: același client, aceleași articole, dar cu sumă negativă.
5. Bifează căsuța Pregătită pentru încărcare și salvează.
6. Trimite-o la ANAF, apoi verifică-i starea.

Factura de corectare, pas cu pas

Folosește-o când nu toată factura este greșită, ci doar o sumă sau un articol.

1. Întocmește o factură nouă, în modul obișnuit.
2. În câmpul Tip alege valoarea Factura de corectare.
3. Alege același partener ca pe factura originală.
4. Introdu articolul greșit cu cantitate negativă (minusul în cantitate, nu în preț).
5. Introdu articolul corect cu cantitate pozitivă.
6. În câmpul Observații pe factură – sus scrie ce factură corectezi (de exemplu „Corecție la factura nr. PS00058”).
7. Salvează, bifează căsuța Pregătită pentru încărcare și trimite-o la ANAF.

În lista Facturi emise, pictograma ⋯ de la capătul rândului facturii pe care vrei să o copiezi → Dublează factura.

1. Caută factura din luna precedentă în lista Facturi emise.
2. Dă clic pe pictograma ⋯ de la capătul rândului, apoi pe opțiunea Dublează factura.
3. În fereastra de confirmare dă clic pe butonul Executare operațiune.
4. Deschide factura nouă și actualizează datele: pune data emiterii pe ziua de azi, iar scadența calculeaz-o în funcție de aceasta.
5. Dacă este cazul, rescrie observația (de exemplu „august 2026”).
6. Bifează căsuța Pregătită pentru încărcare și salvează.

În meniul din stânga, sub grupul Facturare, se află opțiunea Facturi emise – așa arată când este selectată. În colțul din dreapta sus al paginii care se deschide este butonul Factură nouă, iar primul câmp al formularului este Tip.

1. Întocmește o factură nouă, în modul obișnuit.
2. În câmpul Tip alege valoarea Factura proforma.
3. Seria de document trece automat pe seria configurată pentru proforme (dacă există; dacă nu, creează una conform pasului 2 din punerea în funcțiune).
4. Completează articolele și salvează. Căsuța „Pregătită pentru încărcare” las-o nebifată.
5. Descarc-o în PDF și trimite-o clientului tău.

Când au sosit banii

Atunci trebuie emisă factura fiscală propriu-zisă. Calea cea mai rapidă:

1. Caută proforma în listă și, din meniul ⋯, alege opțiunea Dublează factura.
2. Deschide copia și, în câmpul Tip, comută pe valoarea Factura fiscala.
3. Verifică dacă și Seria de document a trecut pe seria facturilor fiscale.
4. Setează data de azi, bifează căsuța Pregătită pentru încărcare și salvează.
5. Înregistrează plata primită conform Ghidului 7.

Formularul Adăugare Chitanță

Dând clic pe butonul Adăugare Chitanță se deschide acest formular. Este scurt – are șapte câmpuri, iar dintre acestea doar câteva îți cer atenția.

Cele patru valori ale câmpului Tip plată

Ultimul punct al grupului Facturare este Încasări/plăți. În colțul din dreapta sus al paginii găsești butonul Adăugare Chitanță.

Metoda rapidă – un singur clic

1. Caută factura în lista Facturi emise.
2. Dă clic pe pictograma ⋯ de la capătul rândului, apoi pe opțiunea Plata facturii.
3. Confirmă operațiunea.

Metoda detaliată – cu chitanță

Dacă trebuie să emiți și o chitanță sau vrei să știi exact în ce casierie au intrat banii:

1. Deschide meniul Facturare → Încasări/plăți.
2. Dă clic pe butonul Adăugare Chitanță.
3. Completează câmpurile (vezi mai jos) și dă clic pe butonul Creare.

Când tu plătești o factură de la furnizor

Este același formular, doar că în câmpul Tip alegi valoarea Intrare. Astfel și cheltuielile tale sunt evidențiate, iar soldul casei sau al băncii se modifică corect.

Pentru asta nu trebuie să scrii o chitanță separată. Din meniul ⋯ de la capătul rândului facturii rezolvi totul într-o singură fereastră: aplicația creează chitanța, o leagă de factură și marchează factura drept încasată. Este calea cea mai rapidă și, tocmai de aceea, nu se poate întâmpla ca chitanța și factura să nu mai corespundă.

Pasul 1 – Caută factura și deschide meniul ⋯

În lista Facturi emise, la capătul fiecărui rând sunt trei pictograme: 🗑 ștergere, ✎ editare și ⋯, care ascunde operațiunile.

Pasul 2 – Fereastra Plata facturii

Dacă dai clic pe opțiunea din meniu, se deschide o fereastră mică. Are cinci câmpuri, dintre care două trebuie completate de tine.

Pasul 3 – Verificarea și PDF-ul chitanței

Chitanța apare în meniul Facturare → Încasări/plăți. Pagina care se deschide are titlul „Chitanțe”.

Când în spate nu există factură

Dacă încasarea nu ține de o factură – de exemplu încasarea zilnică de la casa de marcat sau un avans –, atunci trebuie să înregistrezi chitanța separat.

1. Deschide meniul Facturare → Încasări/plăți.
2. Dă clic pe butonul Adăugare Chitanță din dreapta sus.
3. Atașare factură: lasă comutatorul oprit.
4. Tip: Ieșire. Tip plată: chitanta la numerar, OP la transfer. Casa/bancă: numele casieriei.
5. Completează seria, numărul și data, apoi apasă Creare.

În treimea de jos a meniului din stânga, sub grupul Autoritatea Fiscală (ANAF), se află Centru de informare, iar în el Grafice de afaceri.

1. Deschide meniul Centru de informare → Grafice de afaceri.
2. În panoul Filtre din stânga setează perioada, apoi dă clic pe butonul Aplicare filtre.
3. Uită-te la cardul portocaliu De încasat – aceasta este suma facturilor tale emise și neîncasate.
4. Derulează până în josul paginii: tabelul Facturi emise neîncasate îți arată punct cu punct cine, cât și de când îți datorează bani.

Primul punct al grupului Documente. În colțul din dreapta sus al paginii găsești butonul Creare factură recunoscută.

Ai de ales între trei căi, în funcție de forma în care ai primit factura.

Meniul ⋯ de la capătul rândului la facturile primite

Meniul facturii primite este diferit de cel al facturii emise: nu are stornare și nu are încărcare la ANAF – acestea nu ar avea sens aici. În schimb, are două opțiuni pe care nu le întâlnești la facturile emise:

Recunoașterea din fotografie sau din PDF

1. Deschide meniul Documente → Recunoaștere facturi (AI).
2. Dă clic pe butonul Creare factură recunoscută.
3. Dă un nume poziției (ca să o regăsești mai târziu) și încarcă fișierul.
4. Așteaptă până când în coloana Stare apare eticheta succeeded. Poate dura de la câteva secunde până la câteva minute.
5. Dă clic pe pictograma ochi de la capătul rândului și verifică datele recunoscute.
6. Din meniul rândului, creează factura primită.

Ce vezi dacă dai clic pe pictograma ochi?

Pictograma 👁 (ochi) deschide fișa facturii recunoscute. Aici verifici munca aplicației, înainte să faci din ea o factură. Pagina este alcătuită din patru carduri:

Înregistrarea manuală a unei facturi pe hârtie

1. Deschide meniul Facturare → Facturi primite și dă clic pe butonul Factură nouă.
2. Alege sau creează furnizorul în câmpul Partener.
3. Scrie numărul documentului furnizorului exact așa cum apare pe hârtie.
4. Completează data emiterii și termenul de plată.
5. Introdu articolele, apoi salvează.

În partea de sus a paginii Facturi primite sunt trei butoane unul lângă altul – Sincronizare ANAF este cel din stânga.

Dacă nu vrei să aștepți până dimineața

Se întâmplă să aștepți exact o anumită factură – de exemplu pentru că furnizorul ți-a spus că a trimis-o. În acest caz poți porni actualizarea și manual, chiar de mai multe ori pe zi:

1. Deschide meniul Facturare → Facturi primite.
2. Dă clic pe butonul Sincronizare ANAF.
3. Așteaptă până se actualizează lista. Dacă factura a ajuns deja în sistemul autorității fiscale, va apărea.

Activarea actualizării automate

Deschide pagina Autoritatea Fiscală (ANAF) → Setări ANAF și activează comutatorul Sincronizarea automată a facturilor primite. Aceasta este setarea recomandată – astfel nu ratezi nimic.

Dar facturile emise?

Același buton îl găsești și pe pagina Facturare → Facturi emise, iar acolo se numește tot Sincronizare ANAF – doar că lucrează în direcția cealaltă.

Primul punct din grupul Transport este e-Transport. În colțul din dreapta sus al paginii găsești butonul Adăugare E-transport.

Te privește în general?

RO e-Transport este sistemul statului de monitorizare a transportului rutier de mărfuri. Nu se aplică oricărui transport – pragurile sunt cele care decid. Declarația este necesară doar dacă sunt îndeplinite toate cele trei condiții:

Care mărfuri au „risc fiscal ridicat” în transportul intern?

Dacă pe același vehicul transporți și mărfuri cu risc, și mărfuri fără risc, sau dacă încadrarea nu este clară, trebuie declarată întreaga încărcătură.

Cine declară și când?

Declarația în eBillio

Lista e-Transport – asta vezi prima dată

Meniul Transport → e-Transport îți arată declarațiile anterioare. Merită să studiezi lista o dată cu atenție, pentru că din această listă citești dacă declarația a reușit – și tot aici găsești codul UIT.

1. Deschide meniul Transport → e-Transport și dă clic pe butonul Adăugare E-transport.
2. Alege Tip operațiune (vezi mai jos).
3. Completează partenerul, începutul transportului, transportatorul și numărul de înmatriculare.
4. Alege punctul de încărcare și punctul de descărcare.
5. Derulează mai jos și adaugă produsele e-transport.
6. Salvează, apoi trimite declarația la ANAF.

Tip operațiune – cea mai importantă decizie

Acesta este primul și cel mai important câmp: din el află autoritatea fiscală ce fel de transport faci. Lista derulantă are unsprezece valori. Cele mai multe firme din țară trebuie să aleagă una dintre cele trei scrise îngroșat.

Ce tip de operațiune să alegi?

Adăugarea mărfii – blocul de produse

În partea de jos a formularului se află blocul Produse e-transport. Cât timp nu ai adăugat nimic, este gol – fereastra de introducere a articolelor se deschide cu butonul Adăugare produse e-transport. Fără cel puțin un articol declarația nu poate fi trimisă.

Trimiterea către autoritatea fiscală

Salvarea în sine nu înseamnă și declararea. E-transportul salvat ajunge mai întâi în starea waiting și primește codul UIT abia după încărcare.