13 min de citit
Capitolul 4
Punerea în funcțiune în șase pași
Configurarea o faci o singură dată și apoi nu mai trebuie să te atingi de ea ani de zile. Dacă un pas nu te privește acum, sari peste el – îl poți face oricând mai târziu.
| # | Pasul | Unde | Obligatoriu? |
|---|---|---|---|
| 1 | Verificarea datelor firmei | Setări → Companie | da |
| 2 | Seria de document | Facturare → Serii facturi | da |
| 3 | Depozit și casă/bancă | Nomenclatoare → Depozite, Casă/Bancă | verificare |
| 4 | Aspectul facturii | Facturare → Șabloane facturi | nu |
| 5 | Legătura cu ANAF | Autoritatea Fiscală (ANAF) → Setări ANAF | pentru e-factură, da |
| 6 | Colegi și contabil | Setări → Utilizatori, Contabili | nu |
Pasul 1 – Verificarea datelor firmei
Unde găsești
Setări
,
Companie
În partea de jos a meniului, prima opțiune din grupa Setări.
Datele de bază ale firmei le-ai introdus deja la înregistrare, așa că sunt în mare parte completate. Acum doar le verifici și completezi ce lipsește. Datele acestea apar pe fiecare factură ca date ale emitentului, iar ANAF te identifică după ele – o greșeală de aici ajunge pe toate facturile.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
facturare
plus
Nomenclatoare
Casă/Bancă
Produse
Depozite
Parteneri
Autoritatea Fiscală (ANAF)
Setări ANAF
Setări
Companie
Abonament
Utilizatori
Contabili
Vizualizare EXEMPLU SERVICII S.R.L.
1 ⋮
2 Editare
- CUI
- 12345678
- Nume
- EXEMPLU SERVICII S.R.L.
- Număr de înregistrare
- J19/123/2020
- Depozit implicit
- Depozit central
- TVA la incasare
- ⊗
- Adresa
- Str. Exemplu 12, Miercurea Ciuc, HARGHITA, Romania
Setări
3 - Plătitor de TVA
- ✓
- ANAF API
- ✓
- Moneda
- RON
- Data scadenței
- 30
1
Pictograma ⋮.
Aici se află o operațiune tehnică, de care nu ai nevoie în munca de zi cu zi.
2
Editare.
Deschide formularul. Titlul paginii nu este „Companie”, ci numele firmei tale – e aceeași pagină, nu mai căuta.
3
Cardul Setări.
Rândurile Plătitor de TVA și ANAF API arată cu bifă sau cu semnul roșu ⊗ cum stau cele mai importante două comutatoare.
| Câmp | Ce înseamnă, la ce să fii atent |
|---|---|
| CUI | Codul fiscal al firmei; după el te identifică ANAF. În formularul de editare nu poate fi modificat. |
| Nume | Denumirea oficială a firmei, ca în actele de la Registrul Comerțului – nu numele de marcă. |
| Număr de înregistrare | Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, de exemplu J19/123/2020. |
| Adresa | Sediul: țară, județ, localitate, cod poștal, stradă și număr. |
| Plătitor de TVA | Dacă firma e plătitoare de TVA, activează-l. De el depinde dacă pe facturi apare TVA. |
| Depozit implicit | Depozitul pe care programul îl propune la liniile facturii. La înregistrare se creează automat unul – îl schimbi doar dacă vrei alt depozit implicit (pasul 3). |
| Data scadenței | Câte zile de plată le dai implicit clienților; cel mai des 30. Se poate schimba pe fiecare factură. |
Pasul 2 – Seria de document
Unde găsești
Facturare
,
Serii facturi
În colțul din dreapta sus: Adăugare Serie de document
Fiecare factură trebuie să aibă un număr unic și continuu. Numărul facturii are două părți: o serie din litere și un număr, pe care programul îl crește automat.
- Dă clic pe Adăugare Serie de document.
- La câmpul Tip lasă valoarea Factură. (Tipul Chitanță este seria chitanțelor – dacă emiți și chitanțe, creează o serie separată pentru ele.)
- La Tip factură alege Factura fiscala.
- În câmpul Serie de document scrie o serie scurtă și ușor de recunoscut, de exemplu inițialele firmei. Ideal între două și cinci caractere.
- Activează Setează ca implicit, ca programul să o propună singur.
- Dă clic pe Creare.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
facturare
plus
Panou de control
Panou de control
Facturare
Facturi primite
Facturi emise
Șabloane facturi
Serii facturi
Încasări/plăți
Creare Serie De Document
1
Tip*
Factură
2
Tip factură
Factura fiscala
3
Serie de document*
PS
4
Creare Creați și creați altul Anulare
Poți avea mai multe serii
Poți crea oricâte serii și poți marca, pentru fiecare tip de document, care este cea implicită. La emiterea facturii poți alege oricând altă serie.
| Când merită o serie separată | Exemplu |
|---|---|
| Fiecare tip de document să aibă seria lui | Factură fiscală: PS · proformă: P · aviz: A · ofertă de preț: OF |
| Mai multe puncte de lucru | PS-BV pentru Brașov, PS-CJ pentru Cluj – vezi dintr-o privire unde s-a emis factura. |
| Mai multe activități | SERV pentru servicii, COM pentru vânzări de mărfuri. |
| Mai mulți colegi care facturează | Câte o serie pentru fiecare – numerele nu se suprapun și se vede cine a emis factura. |
| Schimbarea anului | Mulți pornesc anual o serie nouă: PS26, PS27. Nu e obligatoriu, dar arhiva devine mai clară. |
Toate detaliile despre serii (serii pentru chitanțe și proforme, numărul de pornire) sunt în capitolul Serii de numerotare.
Pasul 3 – Depozit și casă/bancă
Unde găsești
Nomenclatoare
,
Depozite
și tot aici: Casă/Bancă
Sunt două lucruri diferite, în două opțiuni de meniu separate: depozitul ține evidența mărfii, casa/banca pe cea a banilor. Programul trebuie să știe, la fiecare linie de factură, din ce depozit iese marfa și, la fiecare plată, în ce casă sau cont bancar au intrat banii.
| Depozite | Casă/Bancă | |
|---|---|---|
| Ce ține evidența | Marfa – unde este și cât. | Banii – unde au intrat și de unde au plecat. |
| Cui îi trebuie | Celui care vinde sau depozitează marfă. Un depozit se creează automat la înregistrare. | Tuturor: chitanțele și plățile se leagă de ea. |
| Câte să creezi | Câte locuri fizice de depozitare ai; de obicei unul ajunge. | Câte locuri de încasare ai: casa de numerar, contul în lei, contul în valută. |
Creare Depozit
Nume*
Depozit central
Cod (pt.export Saga)
Adresa – opțional
Creare Anulare
Creare Casa/bancă
Nume*
Casa
Sumă de pornire*
0
Creare Anulare
Pasul 4 – Aspectul facturii tale (opțional)
Unde găsești
Facturare
,
Șabloane facturi
În colțul din dreapta sus: Nou model de factură
Șablonul stabilește cum arată factura în PDF: logoul și textele fixe de deasupra și de sub linii. Dacă sari peste acest pas, factura se emite oricum, doar fără logo și texte proprii.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
facturare
plus
Panou de control
Panou de control
Facturare
Facturi primite
Facturi emise
Șabloane facturi
Serii facturi
Încasări/plăți
Creare Șablon De Factură
1
Nume*
Facturi interne
2
3
Logo
Drag & Drop · Browse
4
Text suplimentar înaintea liniilor de factură
Vă rugăm să menționați numărul facturii la efectuarea plății.
Text suplimentar după rândurile facturii
Plata prin transfer bancar, în 30 de zile de la emitere.
Creare Creați și creați altul Anulare
1
Nume.
Este doar pentru tine, nu apare pe factură. Alege un nume clar – „Intern”, „Extern” –, ca să-l recunoști imediat la emitere.
2
Setează ca implicit.
Orice factură nouă pornește cu acest șablon. Un singur șablon poate fi implicit.
3
Logo.
Trage fișierul aici sau dă clic pe „Browse”. Încarcă o imagine clară, pe fundal deschis – apare în antetul facturii.
4
Cele două texte suplimentare.
Ce scrii aici se precompletează în câmpurile de observații ale fiecărei facturi emise cu acest șablon; pe factură le poți modifica.
| Câmp | Unde apare pe factură, ce scrii |
|---|---|
| Text suplimentar înaintea liniilor de factură | Deasupra tabelului cu linii. Aici merge un text care e același pe fiecare factură – de exemplu: „Vă rugăm să menționați numărul facturii la efectuarea plății.” Ce se schimbă de la o factură la alta (perioada prestării, numărul contractului) scrie-l pe factură. |
| Text suplimentar după rândurile facturii | În partea de jos a facturii. Aici merg frazele generale, valabile mereu – de exemplu: „Plata prin transfer bancar, în 30 de zile de la emitere.” (Fraza „valabilă fără semnătură” nu o scrie aici: programul o pune singur în partea de jos a facturii.) Mai multe exemple: Șabloane de factură. |
Pe larg, arătat și pe factură, și pe PDF: Șabloane de factură.
Pasul 5 – Legătura cu autoritatea fiscală
Unde găsești
Autoritatea Fiscală (ANAF)
,
Setări ANAF
Singura opțiune a grupei Autoritatea Fiscală (ANAF) de pe fila facturare.
Pentru acest pas îți trebuie tokenul (sau tokenul contabilului). După aceea, în munca de zi cu zi nu mai ai nevoie de el.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
facturare
plus
Autoritatea Fiscală (ANAF)
Setări ANAF
Setări
Companie
Abonament
Utilizatori
Contabili
Anaf Api
Accesul pentru Spațiul Privat Virtual (SPV)
Conform regulilor ANAF, autorizația este valabilă timp de 90 de zile. Odată expirată, este necesară o reautorizare.
Ai un certificat digital?
1DA, am certificat digital
2NU am certificat digital
Autorizați SPV
Dacă ai token propriu
- Introdu tokenul în calculator – înainte să dai clic pe ceva. Aceasta este cea mai frecventă sursă de eroare: dacă îl introduci după aceea, procesul nu îl găsește.
- Pe pagină alege DA, am certificat digital (semnul 1) și dă clic pe Autorizați SPV.
- Programul te duce pe site-ul ANAF. Alege certificatul, introdu PIN-ul tokenului și aprobă ca eBillio să comunice cu ANAF în numele tău.
- Revii în program, iar indicatorul ANAF din antet devine verde.
Dacă nu ai token – conexiunea o face contabilul
- Alege NU am certificat digital (semnul 2). Programul generează un link.
- Copiază linkul (Copie) sau scrie adresa de e-mail a contabilului și trimite-i-l direct (Trimite).
- Contabilul trebuie să deschidă linkul în 24 de ore și să creeze conexiunea cu tokenul lui.
Setările paginii după conexiune
După crearea conexiunii, mai jos pe aceeași pagină găsești trei grupe de setări. Merită să le parcurgi o dată și să salvezi cu Salvare.
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
facturare
plus
Autoritatea Fiscală (ANAF)
Setări ANAF
Setări
Companie
Abonament
Utilizatori
Contabili
Anaf Api
Accesul pentru Spațiul Privat Virtual (SPV)
Deconectați SPV
1
Notificări
office@firmamea.ro, contabil@birou.ro
2
3
Setări de sincronizare a facturilor
4
Automatizează încărcarea facturilor emise
Numărul de zile de la data emiterii în care factura va fi încărcată în ANAF
1
Salvare
1
Adrese de e-mail pentru notificări.
Una sau mai multe, separate prin virgulă – de exemplu a ta și a contabilului. Cât timp câmpul e gol, notificările nu pot fi activate.
2
Notificări.
Poți cere separat notificare pentru încărcările reușite și pentru cele nereușite. Pe cea pentru nereușite activeaz-o neapărat: afli imediat dacă o factură s-a blocat.
3
Sincronizare.
Programul descarcă de la ANAF, la fiecare două ore, facturile primite (activat implicit) și pe cele emise (dezactivat implicit).
4
Încărcare automată.
Dacă e activată, programul trimite singur facturile marcate Gata pentru încărcare; încărcarea rulează o dată pe oră.
| Setarea | Ce face |
|---|---|
| Sincronizare automată a facturilor de intrare | Descarcă e-facturile primite de la furnizori – nu mai trebuie să le ceri separat. |
| Sincronizare automată a facturilor de ieșire | Descarcă și facturile emise încărcate pe CUI-ul tău – inclusiv pe cele pe care nu le-ai emis în eBillio (vezi mai jos). |
| Activează automatizarea | Trimite singur la ANAF facturile emise în eBillio și marcate Gata pentru încărcare. |
Pasul 6 – Colegi și contabil (opțional)
| Pe cine adaugi | Cum |
|---|---|
| Coleg | Setări, Utilizatori, Adăugare Utilizator . Introdu numele, adresa de e-mail și parola, apoi alege rolul. |
| Contabil | Setări, Contabili, Creează Contabil . Îți trebuie doar adresa lui de e-mail – una cu care are deja cont eBillio. După aceea are acces la firma ta din interfața lui de contabil. |
Căutare
ANAF: conectat
3
IM
facturare
plus
Setări
Companie
Abonament
Utilizatori
Contabili
Creare Utilizator
Prenume*
Maria
Nume*
Ionescu
Email*
maria@firmamea.ro
Data verificării emailului
— UTC
Termeni și condiții*
2026.09.25 10:00 UTC
Rol*
Utilizator
Acces E-tva
Limbă
Magyar
Parolă*
••••••••••
Confirmare parolă*
••••••••••
Creare Creați și creați altul Anulare
Ce înseamnă fiecare câmp?
| Câmp | Ce scrii |
|---|---|
| Prenume, Nume | Numele colegului. Apare în colțul din dreapta sus când se autentifică. |
| Cu ea se va autentifica. Fiecare utilizator să aibă adresa lui – nu o împărți pe a ta. | |
| Data verificării emailului | Lasă-l gol: îl completează programul când colegul își confirmă adresa. |
| Termeni și condiții | Înregistrează când a acceptat utilizatorul termenii (în ora universală, UTC). Alege data de azi. |
| Rol | Proprietar sau Utilizator – diferența o vezi mai jos. |
| Acces E-tva | Bifează-l doar dacă colegul va folosi și interfața e-TVA. |
| Limbă | Limba interfeței pentru acest utilizator – fiecare o poate avea pe a lui. |
| Parolă | Cel puțin 8 caractere, cu litere mici și mari, cifre și un caracter special (de exemplu !, $, #). Cu pictograma ochi de la capătul câmpului o poți face vizibilă înainte să salvezi. |
| Rol | Ce poate face |
|---|---|
| Proprietar | Totul: facturare, nomenclatoare, setări, utilizatori, abonament, conexiunea cu ANAF. |
| Utilizator | Munca de zi cu zi: facturare, nomenclatoare, plăți. La setări și la abonament nu are acces. |
Apăsați / pentru a căuta
ANAF: conectat
3
office@firmamea.ro ⌄
facturare
plus
Setări
Companie
Abonament
Utilizatori
Contabili
Creează Contabil
Email*
contabil@birou.ro
Anulare Creează și apoi adaugă încă una Creează Contabil